Samspill mellom prosjektleder og prosjekteier

Samspill mellom prosjektleder og prosjekteier er en nøkkelfaktor for å lykkes med prosjekter. Forventningsavklaring, tydelig kommunikasjon og samarbeid er viktig for gjensidig tillit, som igjen er avgjørende for en vellykket gjennomføring og måloppnåelse i prosjektet.

Både offentlige og private virksomheter bruker prosjekter som arbeidsform i forbindelse med utvikling, innovasjon og forbedringsarbeid. Prosjekter kan omfatte alt fra små endringsinitiativ, til digital transformasjon av hele virksomheten eller samferdselsprosjekt med en prislapp på mange milliarder. Uavhengig av prosjektets størrelse er det to roller i prosjektet som alltid bør fylles:

• Prosjekteier: har det overordnede ansvaret for prosjektet, og vil være prosjektets viktigste beslutningstaker. Prosjekteier er også endelig ansvarlig for at prosjektets gevinster blir realisert. 
• Prosjektleder: har ansvar for å planlegge og lede prosjektet på daglig basis, innenfor fastsatte rammer for tid, kostnader, kvalitet og omfang. 

Ansvar for gjennomføring, resultat- og effektmål ligger dermed hos disse to rollene. Mange faktorer er viktig for vellykket gjennomføring og måloppnåelse i prosjekt, og det finnes en rekke rammeverk, modeller og beste praksis for prosjektstyring. En kritisk suksessfaktor er samspillet mellom prosjekteier og prosjektleder. Samarbeid og tillit er viktig for å håndtere endringer og utfordringer, og bidrar til at både prosjekteier og prosjektleder er bedre rustet til å utføre sine oppgaver og utøve sitt ansvar i prosjektet. Manglende samarbeid og kommunikasjon mellom prosjekteier og prosjektleder kan i seg selv være nok til at prosjektet mislykkes.

Godt samarbeid

Både prosjekteier og prosjektleder må ta ansvar for et godt samarbeid. Tre elementer er sentrale for å sikre samhandling, og styrke tilliten mellom prosjekteier og prosjektleder:

1. Forventningsavklaring
   Forventninger og ansvar må avklares tidlig, og kontinuerlig gjennom prosjektets levetid. I tillegg til å sikre felles forståelse av forhold som prosjektets mål, prosjektmodell, rammer og toleranser, er det også viktig at prosjekteier og prosjektleder avklarer samhandling dem imellom, og avtaler faste møtepunkt, tilgjengelighet, rutine for eskalering, og kommunikasjonskanaler.
   
   
2. Tydelig kommunikasjon
   Åpen og ærlig kommunikasjon er avgjørende for et godt samarbeid. Endringer, utfordringer og muligheter må beskrives tidlig og tydelig – dette gjelder også dersom prosjekteier opplever utfordringer i kommunikasjon eller samarbeid med prosjektleder, og vice versa.
   
   
3. Støtte og raushet
   Spill hverandre gode, og vær løsningsorientert! Prosjekteier og prosjektleder skal jobbe mot felles mål, prosjektets suksess avhenger av at begge lykkes i sine roller. Dere er hverandres viktigste støttespillere ved uforutsette hendelser, krevende interessenter og avvik.

Azets Consulting hjelper med å sette rammer for å gjennomføre gode prosjekter, og bidrar til å realisere gevinster i din organisasjon. Ta kontakt med oss slik at vi kan hjelpe deg og din bedrift i gang.