Tusenvis av meldinger til og fra Barnevernet i Bergen kom aldri frem på grunn av IT-feil. Her forteller Atle Sandal i Azets Consulting om prosessen for å løfte kommunikasjonskvaliteten og unngå tilsvarende problemer i fremtiden.
- Dette er en faglig interessant sak, fordi den viser så tydelig effekten av god gevinstrealisering, forteller Atle Sandal.
- Alle som var involvert har gitt positive tilbakemeldinger i etterkant. Både tillitsvalgte, organisasjonen og politikerne kjenner seg igjen i rapportens konklusjoner. Det som skulle være og var en granskning, endte opp i et samtidig forbedringsprosjekt der funn ble løpende korrigert.
Bergens Tidende gav oppmerksomhet
Avisen Bergens Tidene fulgte saken tett og har i en rekke utgaver fortalt både om problemene, tiltakene og granskningen politikerne i Bergen iverksatte.
Den første oppdagelsen kom i juli 2023. Det ble da oppdaget at meldinger Politiet hadde sendt til Barnevern i en rekke kommuner ikke hadde kommet frem. Politiet hadde sendt meldingene via Altinn, noe de også gjør med straffesaker, men ingen i Barnevernet som mottok disse hadde den spesielle tilgangen som gjør at de kan lese denne type meldinger.
Bergen Kommune iverksatte en egen granskning. Det ble da oppdaget at 3800 meldinger fra Barnevernet i Bergen ikke hadde kommet frem til mottager. Flere problemer ble oppdaget i ettertid. Bergen Kommune hadde blant annet sendt 1300 brev som aldri kom frem til mottagerne.
Politisk usikkerhet gav ny granskning
Bergen Kommune fikk sammen med KS og systemleverandør kontroll på situasjonen og oversikt over det meste, og de prøvde å tette problemet. Likevel var det en politisk usikkerhet: Kan dette skje igjen? Er det flere områder der det er risiko knyttet til meldinger inn til Barnevernet, og fra Barnevernet og ut til ulike interessenter?
Fra politisk hold ble det bedt om en gjennomgang av området. Etter et offentlig anbud ble Azets Consulting under ledelse av Atle Sandal valgt som beste kandidat til å gjennomføre granskningen.
- Det er naturlig at vi fikk oppdraget. Azets Consulting består av eksperter på nettopp forbedringsarbeid. I tillegg har vi god erfaring fra forbedringsarbeid i offentlige organisasjoner, blant annet flere års tett samarbeid med BUFETAT rundt fosterhjemsproblematikk. Som selskap hadde vi i forkant en forståelse for Barneverneset særegenhet og utfordringer, så vi hadde kompetansen til å gjøre en god jobb umiddelbart.
Steg 1: Hente inn informasjon
- Det første vi gjorde var å se på det tekniske: Hvilke systemer som ble anvendt, hvordan flyten var mellom dem, hvordan arbeidsprosessene var tilrettelagt rundt de ulike områdene i Barnevernet (som forhold til bydeler), og så videre. Vi var i kontakt med alle disse tjenesteytende enhetene, i tillegg til IT-driftsmiljøet ved kommunen og SDI (seksjon for digitalisering og innovasjon), som har en kommuneovergripende rolle, forteller Sandal.
Steg 2: Intervjuer
- Vi gjorde også intervjuer med de ansatte og prøvde å identifisere forbedringsmuligheter, forteller han.
- Det som var det fine, var at etter hvert som arbeidet skred frem og vi oppdaget svakheter, så var vi i dialog med oppdragsgiver slik at svakhetene kunne utbedres underveis. Vi var opptatt av at målet ikke bare var å lage en rapport, men å fortløpende gjøre de forbedringene som er mulig. Det var viktig for oss, og det har vi prøvd å vise også i rapporten, forteller han.
Steg 3: Gjennomføring av samtidig forbedring
Rådgiverne i Azets Consulting forteller at de opplevde en positivitet hos Barnevernet i Bergen.
- Etaten har tatt ansvar og har agert på de forbedringsforslagene som vi har kommet med underveis, ut fra de svakhetene vi oppdaget i gjennomgangen. Så når vi oppdaget muligheter for forbedring, så tok det ikke lang tid før feil og svakheter ble korrigert. Dette vil jeg gjerne berømme Barnevernet og Bergen Kommune for, sier Atle Sandal.
Steg 4: Granskningsrapport
- Arbeidsdelingen var helt klar: Politikerne i Bergen bestilte en granskningsrapport. Barnevernet tok tak i denne politiske bestillingen. Vi gjennomførte bestillingen uavhengig av dem. Barnevernet gjennomførte så de nødvendige tiltakene; de tok ansvar, og gjennomførte forbedringene.
Steg 5: Konklusjon i ettertid
Atle Sandal er meget fornøyd med gjennomføring av granskningen og forbedringsarbeidet, og at det har kommet så mange positive meldinger i etterkant. Han forteller at Azets alltid har et mål om at alle interessenter skal få gevinster av forbedringsarbeidet - også de ansatte og samfunnet.
- Vi har vært opptatt av å levere et stykke arbeid som er faktabasert og at våre konklusjoner skulle være kunnskapsbaserte. Samtidig ville vi ha en prosess som var åpen og inkluderende, og som involverte dem som har en rolle i Barnevernet i Bergen. Det at vi hadde god dialog med så mange av de involverte, var kanskje en av nøklene til at forbedringsarbeidet gikk så fort, sier Atle Sandal.
Han kan likevel ikke garantere at all fremtidig risiko er fjernet.
- Politikerne har nok ikke full trygghet for at det ikke er svakheter fremover, men de har fått en oversikt over nåsituasjonen og mulige forbedringsområder. I fremtiden vil det alltid være en risiko siden publikum kan melde i alle kanaler, men situasjonen er mye bedre nå, og våre funn av svakheter ble korrigert, avslutter Atle Sandal.
